EL MANEJO EFICAZ DEL TIEMPO

El tiempo es uno de los recursos que no se pueden ahorrar. No hay posibilidad de “acumular tiempo”.

El problema radica en descubrir la forma de emplearlo con mayor eficacia. Administrar bien el tiempo, implica hacer más cosas con el fin de obtener mejores resultados.

El éxito está en enfocar los problemas de mayor trascendencia, buscar oportunidades, desarrollar la creatividad y la innovación; pero esto implica dedicarle a las mismas tareas el mayor tiempo posible.

Diariamente se realizan una multiplicidad de tareas, que van desde las más rutinarias, a las de mayor trascendencia. Muchas veces la gente pasa la mayor parte del tiempo en funciones que se podrían delegar y siempre queda faltando tiempo para reflexionar sobre las cuestiones fundamentales. Los problemas sencillos y simples se terminan apoderando del tiempo.

Se puede afirmar que en la mayoría de los casos “lo urgente” desplaza a “lo importante”.

Fijar metas:
Es muy importante fijar los objetivos de corto, mediano y largo plazo con claridad y determinar el tiempo dentro del cuál se deben lograr.

Se debe establecer una jerarquía en cuanto a la importancia de las tareas que están bajo control. Toda tarea debe ser producto de los objetivos que se establezcan y de su importancia. Una vez que se fija la escala de prioridades, se hace una lista de tareas y se ordenan en forma cronológica.

Se debe comenzar el día realizando las tareas que están acordes con los objetivos principales.

Administración del tiempo
Algunas formas para hacer rendir al máximo el tiempo:

1. Fijar con claridad las metas diarias que se quieren alcanzar y el tiempo que demandan. Iniciar el día comenzando por el objetivo más importante y al concluirlo continuar trabajando en los otros. No comenzar varias tareas a la vez. “El que mucho abarca poco aprieta”.

2. Utilizar todos los medios de comunicación disponibles tales como: El teléfono celular, el correo electrónico, internet, etc., que ahorran tiempo y dinero.

3. Adoptar la costumbre de tomar nota en una agenda: Una agenda electrónica, un programa de computador y una grabadora de mensajes facilitan esta tarea.

4. Tratar de separar lo “urgente” de lo “importante”. Se debe concentrar en las cosas fundamentales del negocio. Se debe preguntar, frente a cada tarea, ¿por qué? ¿para qué? ¿cómo? ¿dónde? ¿quién?; cuyas respuestas pueden ayudar a no desviarse de los asuntos “importantes”. Se debe dedicar en lo posible el tiempo solo a las cuestiones que valen la pena.

5. Las decisiones se deben poner en práctica inmediatamente. No se debe demorar la solución de los problemas, y más aún cuando se trata de mejorar el negocio. Toda experiencia es útil, se deben analizar tanto las positivas como las negativas. Para ello se debe “reservar el tiempo necesario para reflexión”.

6. Acostumbrarse a planificar Esto permite el control en la realización de tareas, alivia las tensiones del trabajo personal y permite verificar los avances hacia el logro de los objetivos.

7. No derrochar el tiempo
Algunos aspectos que se deben tener en cuenta son:
• Mantener lo más descongestionada posible, la bandeja del archivo con asuntos pendientes, y el buzón de mensajes electrónicos. Eliminar la papelería y los mensajes que no tienen relevancia.
• Sobre la mesa de trabajo o escritorio deben estar solo los documentos, expedientes o papeles que se van a utilizar en el momento. Lo demás, se debe apartar, porque distrae la atención y contribuye a desorganizar el trabajo.
• Programar las entrevistas. No se debe atender a todo el mundo sin previo aviso. La atención a proveedores, clientes, así como, las reuniones con el personal de la empresa, se deben hacer en función de los motivos y las prioridades.
• Tratar de programar las tareas en función de los horarios más convenientes. En la mayoría de los casos, las primeras horas de la mañana se deben dedicar a los trabajos prioritarios, sobre el mediodía o a última hora se pueden aprovechar para alguna labor de rutina o para el análisis.

Perder el tiempo es sencillo; hay muchas formas de hacerlo:
• Participar en reuniones innecesarias o muy prolongadas donde no se saca algo productivo, ni conclusiones, ni se fijen tareas.
• Trabajar en forma desorganizada.
• Conversar sobre asuntos personales que nada tienen que ver con la Empresa.
• No delegar responsabilidades.
• Llegar tarde a la empresa, permanecer poco tiempo en la misma y pensar que puede funcionar sola.
• Permitir las interrupciones con excesiva frecuencia.

El tiempo tiene una significación muy importante en el éxito y es uno de los recursos más valiosos.


¿Cómo aprovechar el tiempo libre?
El tiempo libre es un tiempo para vivir, para crecer, para aprender, para descansar y recuperar fuerzas; en definitiva, un tiempo que debe enriquecer a la persona.

Las posibilidades se amplían cuando se tienen hijos y se multiplican durante los fines de semana: practicar deportes, adquirir nuevas aficiones o dedicar mas tiempo a los hobbies... y, sobre todo a estar en familia y organizar planes todos juntos.

El tiempo libre cumple una triple misión: Tiempo de descanso, diversión y desarrollo. De lo contrario se estará perdiendo el tiempo.

El tiempo libre y de vacaciones exige una atención particular por parte de la familia. Se debe evitar que se éste tiempo destruya lo que se ha venido construyendo tal como: los hábitos de trabajo, el esfuerzo intelectual y el progreso en valores.


Saber aprovechar el tiempo, es algo que se debe aprender.