PLANEAR LA AGENDA DE TRABAJO EN LOS VIAJES DE NEGOCIOS

Estos son algunos consejos para el viajero de negocios:

1. Use la tecnología

Antes de viajar, sobre todo si no conoce el sitio al cual se dirige, haga uso de los mapas de Internet para ubicar el sitio exacto de los lugares de interés para usted.

2. Papeles, en regla

Infórmese sobre los requerimientos de entrada del país al cual llegará o por el cual pasará, así solo sea en tránsito. Averigüe si necesita visa. También indague sobre otros requerimientos, como el certificado de vacuna contra la fiebre amarilla. Además del pasaporte, no olvide llevarla la licencia de conducir y la cédula.

En algunos países de Europa exigen visas así usted vaya solo en tránsito. Guarde muy bien sus papeles donde estén seguros y queden a la mano. Recuerde que la 'vida' suya en otro país es su pasaporte.

3. La maleta es clave

Viajar ligero de equipaje -es decir, con solo equipaje de mano- le permite moverse con mayor facilidad en aeropuertos de conexión, sobre todo si tiene poco tiempo para hacer el trasbordo. Si lleva solo lo necesario, también evitará la eventual pérdida o retraso de la maleta, e incluso el hurto 'por arte de magia' de algún objeto enviado por carga.

Un buen hábito es hacer un 'check list' con las cosas que necesita, para que cuando haga la maleta no se le olvide nada. Recuerde que no es permitido llevar en el equipaje de mano cremas, líquidos, perfumes o geles en empaques de más de 100 mililitros, ni elementos cortopunzantes, por más pequeños que estos sean.

Para viajes domésticos, es recomendable una maleta tipo tula con rodachinas y manija para halarla: lo primero ayuda a la hora de acomodarla en el compartimiento superior dentro del avión, pues se amolda al espacio disponible; la segunda le permite estar más descansado mientras se moviliza dentro de los aeropuertos.

Evite, en lo posible, llevar más de dos piezas de equipaje de mano.

4. Información de contacto

No olvide tomar nota del hotel, su reserva y dirección, así como también el número de reserva si alquiló un vehículo. Todos estos datos deben estar bien a mano, en su agenda personal.

No sobra recomendar que es importante llevar dólares o la moneda del país que va a visitar.

5. Al que madruga...

Algunos países que aún conservan la norma de llegar tres horas antes para vuelos internacionales. Si llega tres horas antes, con seguridad le toque hacer menos filas para hacer el 'check in', probablemente le asignen una mejor silla e incluso podría tener ciertas ventajas si el peso de su maleta excede los topes.

Si la aerolínea por la que viaja ofrece el servicio de 'web check in', no dude en usarlo, pues se ahorrará las largas filas.

6. Haga rendir su presupuesto

Hay formas de no gastar tanto, cuando no es necesario. Por ejemplo, un taxi del aeropuerto de Narita, en Tokio, Japón, al centro de la ciudad puede costar entre 150 y 200 dólares.

Entérese por Internet sobre líneas de metro, tren, buses o busetas compartidas (shuttles).

Si el ahorro viene por el lado de la comida, busque restaurantes no tan costosos o aquellos que ofrezcan comida para llevar.

Movilizarse en las grandes ciudades suele ser más barato en metro, si lo hay, y puede ahorrar aún más si adquiere un tiquete por días o por semanas.

7. Deje la timidez y hable...

Muchas personas de negocios reportan haber encontrado grandes oportunidades tras charlar con el compañero de asiento durante un viaje. Las personas son mundos por descubrir y una buena charla le ayudará a encontrar nuevos amigos y hacer contactos. Para que hable con tranquilidad, no olvide el 'tip' de mantener el aliento siempre fresco.

8. Duerma, si puede hacerlo

Viajar tiene su lado placentero, pero por más que usted 'la pase rico', no deja de ser una experiencia un tanto extenuante. Por tal razón, si puede dormir en el avión, hágalo, pues esas fuerzas le servirán para las jornadas de conferencias, reuniones o visitas de negocios. Y cuando los negocios involucran el aspecto social (trasnocho, bebidas alcohólicas, cenas, etc.), ese 'sueñito' adicional puede resultarle de gran ayuda.

9. Ojo con el agua de la llave

Una recomendación que podría sonar trivial, pero que si no se es riguroso en cumplirla, podría amargarle el viaje, es el de beber agua de la llave en otro país. Puede que la calidad del agua de la ciudad de destino sea mayor que la de donde usted vive, pero el solo cambio le puede traer complicaciones a su estómago. Por ello, absténgase de beber agua de la llave y limítese al agua de botella de marca conocida.

10. No se desconecte

Muchos aeropuertos del mundo le ofrecen conectividad de red para su computador portátil, dispositivo de mano o teléfono celular. Si su máquina incorpora comunicaciones inalámbricas como Wi-Fi, busque la red del aeropuerto. Algunos ofrecen el servicio por una suma: por ejemplo, 10 dólares por 15 o 30 minutos.

Y si decide pagar servicio de llamadas internacionales desde su celular (roaming), tenga en cuenta que puede ser una operación costosa; si navega por Internet por otra vía que no sea mediante la activación del Wi-Fi de su aparato, podría estar incurriendo en sobrescostos si se conecta a través de un operador de telefonía celular.

Otros:

Verifique de antemano si la ciudad a la que viaja es sede, en esos días, de un gran congreso internacional o feria comercial. Puede que los hoteles se hallen completamente ocupados.

No lleve cosas valiosas que no sean realmente imprescindibles. Si la tiene que estar cuidando todo el tiempo, entonces es mejor dejarla en casa.

Dado que es bien sabido que las aerolíneas sobrevenden los vuelos, confirme su reservación 48 hs en un vuelo internacional.

Adhiera a un programa de millage. Los viajeros frecuentes tiene beneficios adicionales.

Si quiere que su viaje de negocios resulte más beneficioso, trate de contactar a sus potenciales clientes antes del viaje. Un email avisándoles de su arribo e intenciones de iniciar actividades comerciales, le permitirán concertar una cita de antemano.

No carge demasiado su agenda. Mantenga cierto grado de flexibilidad para posibles oportunidades o inconvenientes que se puedan presentar. Una invitación a almorzar inesperada puede servir para cerrar un negocio, deberíamos poder aceptarla sin comprometer la siguiente cita.

No olvide verificar los días y el horario laborable en otros países. Por ejemplo, en los países árabes no se trabaja los viernes, pero sí los domingos.

EL CONSEJO MAS IMPORTANTE: Reserve un poco de tiempo para usted, para conocer lugares turísticos, para visitar amigos, salir de compras, recorrer museos y lugares interesantes. Esto agrega un sentido de aventura al viaje y ayuda a reducir el stress. Vida no has sino UNA.