¿Qué es el tiempo?:
El tiempo es el material del que está hecho nuestra vida. Si Usted es capaz de administrar mejor su tiempo en el trabajo, vivirá mejor, menos estresado y mas feliz. También hará mas felices a los suyos. La verdadera riqueza del hombre esta en tener la posibilidad de administrar de la mejor manera su tiempo.
Es cuestión de tiempo...
CONCEJOS PARA ADMINISTRAR MEJOR EL TIEMPO
• Las actividades irrelevantes o improductivas: Deléguelas, negócielas con otro, sistematícelas, ignórelas, pague a alguien por hacerlas, agrúpelas y hágalas de inmediato.
• Trancones de tráfico, retrasos y colas: Escuche música o lleve material de lectura, tome notas o dictados, piense. NO SE IRRITE, SAQUE PROVECHO
• Citas: Llame con anticipación para confirmar la hora convenida; si cancelan la cita, tenga previsto un plan alternativo para ocupar ese tiempo.
• Comunicación: Respete los hábitos de los demás, motive a los demás, ordene prioridades, respete los estilos de comunicación, estimule las opiniones ajenas, mantenga la mente abierta a los diferentes puntos de vista, interésese verdaderamente por los demás.
• Cumpla las metas: Ponga sus metas por escrito, créese motivación, desee hacer las cosas que tiene que hacer, relacione los beneficios de que disfrutará por haber alcanzado una meta, relacione las consecuencias que se derivarán de no alcanzarla, hágase el propósito de terminar las cosas. ¡empiece -no importa qué - pero empiece!
• Delegar: Aclare las expectativas, divida los proyectos en segmentos y ponga una fecha límite a cada uno de ellos, señale el grado de autoridad, deje márgenes de tiempo, establezca puntos de control a lo largo de toda la duración del proyecto, evalúe el factor de riesgo, demore la crítica, sea generoso con los elogios a los subordinados, evite la delegación ascendente, pida al personal que le traiga propuestas de solución y no problemas.
• Desplazamiento al trabajo y a casa: Organice el tiempo que dedica a desplazamientos, comparta los viajes, ensaye conferencias y entrevistas, practique las presentaciones, dicte, escuche musica, seleccione las mejores rutas, use carreteras secundarias para los desvíos, trabaje a tiempo flexible, viva cerca del trabajo o cerca de las principales rutas de transporte público, manténgase relajado.
• Interrupciones: Trate por teléfono las citas cuando sea posible, disponga reuniones periódicas con su equipo para tratar asuntos de la empresa, pida al personal que agrupen las consultas que tengan que hacerle, exprésese con honradez, sea decidido, resérvese una hora de tranquilidad, reúnase con los demás en sus mesas (será Ud. quién decida cuándo acabar la conversación), reduzca el contacto personal mientras trabaja, desarrolle con sus compañeros de trabajo señales secretas para que le rescaten si le están interrumpiendo, quédese de pie cuando alguien le interrumpa.
• Interrupciones telefónicas: No formule preguntas abiertas, diga que está ocupado a quien le llama, sugiera una hora mejor para que le llamen, haga que los demás sepan cuándo se le puede localizar mejor, use un buen sistema de devolución de llamadas, delegue las llamadas triviales, ponga un límite de tiempo a sus llamadas telefónicas.
• Lectura: Lectura rápida, examen previo, guíese según lee, reduzca la subvocalización, centre la lectura, aplique lo que ha aprendido, sepa dónde está la información importante, lea selectivamente, dé prioridades a la lectura, limite las subscripciones, establezca citas consigo mismo para leer, intercambie lecturas, saque jugo al tiempo de lectura, lea a mordiscos, bórrese de las listas de correo.
• Listas de cosas que hacer: Escriba la lista de cosas que hacer a diario, programe con realismo, sea consciente de las limitaciones de tiempo, deje márgenes de tiempo, delegue cuando sea posible, revise la lista a lo largo del día, haga una tarea importante al día como mínimo, céntrese en sus objetivos de alto rendimiento (*), esté preparado para revisar los planes si surgen cosas inesperadas, agrupe las actividades que guarden relación entre sí, escriba siempre los planes con lapicero.
(*) Regla del 80/20: el 80% del trabajo rinde el 20% de resultados y el 20% de las actividades, el 80% de rendimiento.
• Malos hábitos de administración del tiempo: Anote el hábito que desea eliminar, escriba la meta en forma de logro ya cumplido, haga medibles los resultados, relacione los problemas que se crea con el hábito, relacione los beneficios que se derivan de eliminar el hábito, empiece a eliminar el hábito en la primera oportunidad posible, exagere los rasgos positivos que desee desarrollar, use afirmaciones, ensaye visualmente su nuevo comportamiento, recompénsese a sí mismo.
• Papeleo: Ponga en marcha un sistema de depósito para todo lo que entre en su despacho, cuando tenga dudas: tírelo, planee una sesión de trivialidades, demórelo, deléguelo, hágalo; telefonee siempre que sea posible, decida qué es lo que va a archivar: no guarde todo; despache los papeles cuanto antes, conteste con brevedad la correspondencia, reduzca el volumen de los archivos, marque limites al tiempo durante el que se guardará la información, use archivos para materias, prepare un archivo recordatorio, regálelo, úselo, tírelo, alguien lo comprará.
• Perfeccionismo: Lo que está por debajo de la media para un perfeccionista suele ser perfectamente aceptable para los demás, deje que sea el objeto de la tarea lo que determine el tiempo que va a emplear en hacerla, establezca el punto en que aparecen rendimientos decrecientes, adquiera una visión general de las cosas, aprenda de los errores.
• Reuniones: Busque alternativas a la celebración de reuniones, envíe en su lugar comunicados o mensajes e-mail, envíe a alguien que le represente en lugar de acudir a todas las reuniones, celebre conferencias simultáneas, tenga siempre un orden del día, establezca limites de tiempo para las reuniones, empiece puntualmente, termine a la hora establecida, celebre reuniones «de pie» (duran menos por causas evidentes), cambie el estilo de las presentaciones, use medios visuales, haga que los asistentes participen, intervenga si la conversación se sale de las cuestiones.
• Tensión física: Haga ejercicio, aliméntese correctamente. Estírese, haga yoga o algo similar.
• Tensión psicológica: Alimentación correcta; concentración, respiración y meditación; mantenga la perspectiva. No se obsesione.
• Toma de decisiones: Establezca metas, clarifique sus valores, al investigar utilice tanto las fuentes primarias como las secundarias, evite la parálisis por análisis, ¡decida algo!
• Toma de notas y recados: Use la escritura rápida (abreviaturas)
• Viajes: Decida si el viaje es necesario, haga una lista de lo que ha de poner en el equipaje, tenga planes alternativos para el viaje, viaje ligero de equipaje, prepare el equipaje para que sea cómodo de manejar, lleve con usted los números importantes, entérese del tiempo que hace en el lugar que vaya a visitar, prevea las demoras inesperadas, nunca suponga nada, lleve una oficina portátil en el portafolios.
El tiempo es el material del que está hecho nuestra vida. Si Usted es capaz de administrar mejor su tiempo en el trabajo, vivirá mejor, menos estresado y mas feliz. También hará mas felices a los suyos. La verdadera riqueza del hombre esta en tener la posibilidad de administrar de la mejor manera su tiempo.
Es cuestión de tiempo...
CONCEJOS PARA ADMINISTRAR MEJOR EL TIEMPO
• Las actividades irrelevantes o improductivas: Deléguelas, negócielas con otro, sistematícelas, ignórelas, pague a alguien por hacerlas, agrúpelas y hágalas de inmediato.
• Trancones de tráfico, retrasos y colas: Escuche música o lleve material de lectura, tome notas o dictados, piense. NO SE IRRITE, SAQUE PROVECHO
• Citas: Llame con anticipación para confirmar la hora convenida; si cancelan la cita, tenga previsto un plan alternativo para ocupar ese tiempo.
• Comunicación: Respete los hábitos de los demás, motive a los demás, ordene prioridades, respete los estilos de comunicación, estimule las opiniones ajenas, mantenga la mente abierta a los diferentes puntos de vista, interésese verdaderamente por los demás.
• Cumpla las metas: Ponga sus metas por escrito, créese motivación, desee hacer las cosas que tiene que hacer, relacione los beneficios de que disfrutará por haber alcanzado una meta, relacione las consecuencias que se derivarán de no alcanzarla, hágase el propósito de terminar las cosas. ¡empiece -no importa qué - pero empiece!
• Delegar: Aclare las expectativas, divida los proyectos en segmentos y ponga una fecha límite a cada uno de ellos, señale el grado de autoridad, deje márgenes de tiempo, establezca puntos de control a lo largo de toda la duración del proyecto, evalúe el factor de riesgo, demore la crítica, sea generoso con los elogios a los subordinados, evite la delegación ascendente, pida al personal que le traiga propuestas de solución y no problemas.
• Desplazamiento al trabajo y a casa: Organice el tiempo que dedica a desplazamientos, comparta los viajes, ensaye conferencias y entrevistas, practique las presentaciones, dicte, escuche musica, seleccione las mejores rutas, use carreteras secundarias para los desvíos, trabaje a tiempo flexible, viva cerca del trabajo o cerca de las principales rutas de transporte público, manténgase relajado.
• Interrupciones: Trate por teléfono las citas cuando sea posible, disponga reuniones periódicas con su equipo para tratar asuntos de la empresa, pida al personal que agrupen las consultas que tengan que hacerle, exprésese con honradez, sea decidido, resérvese una hora de tranquilidad, reúnase con los demás en sus mesas (será Ud. quién decida cuándo acabar la conversación), reduzca el contacto personal mientras trabaja, desarrolle con sus compañeros de trabajo señales secretas para que le rescaten si le están interrumpiendo, quédese de pie cuando alguien le interrumpa.
• Interrupciones telefónicas: No formule preguntas abiertas, diga que está ocupado a quien le llama, sugiera una hora mejor para que le llamen, haga que los demás sepan cuándo se le puede localizar mejor, use un buen sistema de devolución de llamadas, delegue las llamadas triviales, ponga un límite de tiempo a sus llamadas telefónicas.
• Lectura: Lectura rápida, examen previo, guíese según lee, reduzca la subvocalización, centre la lectura, aplique lo que ha aprendido, sepa dónde está la información importante, lea selectivamente, dé prioridades a la lectura, limite las subscripciones, establezca citas consigo mismo para leer, intercambie lecturas, saque jugo al tiempo de lectura, lea a mordiscos, bórrese de las listas de correo.
• Listas de cosas que hacer: Escriba la lista de cosas que hacer a diario, programe con realismo, sea consciente de las limitaciones de tiempo, deje márgenes de tiempo, delegue cuando sea posible, revise la lista a lo largo del día, haga una tarea importante al día como mínimo, céntrese en sus objetivos de alto rendimiento (*), esté preparado para revisar los planes si surgen cosas inesperadas, agrupe las actividades que guarden relación entre sí, escriba siempre los planes con lapicero.
(*) Regla del 80/20: el 80% del trabajo rinde el 20% de resultados y el 20% de las actividades, el 80% de rendimiento.
• Malos hábitos de administración del tiempo: Anote el hábito que desea eliminar, escriba la meta en forma de logro ya cumplido, haga medibles los resultados, relacione los problemas que se crea con el hábito, relacione los beneficios que se derivan de eliminar el hábito, empiece a eliminar el hábito en la primera oportunidad posible, exagere los rasgos positivos que desee desarrollar, use afirmaciones, ensaye visualmente su nuevo comportamiento, recompénsese a sí mismo.
• Papeleo: Ponga en marcha un sistema de depósito para todo lo que entre en su despacho, cuando tenga dudas: tírelo, planee una sesión de trivialidades, demórelo, deléguelo, hágalo; telefonee siempre que sea posible, decida qué es lo que va a archivar: no guarde todo; despache los papeles cuanto antes, conteste con brevedad la correspondencia, reduzca el volumen de los archivos, marque limites al tiempo durante el que se guardará la información, use archivos para materias, prepare un archivo recordatorio, regálelo, úselo, tírelo, alguien lo comprará.
• Perfeccionismo: Lo que está por debajo de la media para un perfeccionista suele ser perfectamente aceptable para los demás, deje que sea el objeto de la tarea lo que determine el tiempo que va a emplear en hacerla, establezca el punto en que aparecen rendimientos decrecientes, adquiera una visión general de las cosas, aprenda de los errores.
• Reuniones: Busque alternativas a la celebración de reuniones, envíe en su lugar comunicados o mensajes e-mail, envíe a alguien que le represente en lugar de acudir a todas las reuniones, celebre conferencias simultáneas, tenga siempre un orden del día, establezca limites de tiempo para las reuniones, empiece puntualmente, termine a la hora establecida, celebre reuniones «de pie» (duran menos por causas evidentes), cambie el estilo de las presentaciones, use medios visuales, haga que los asistentes participen, intervenga si la conversación se sale de las cuestiones.
• Tensión física: Haga ejercicio, aliméntese correctamente. Estírese, haga yoga o algo similar.
• Tensión psicológica: Alimentación correcta; concentración, respiración y meditación; mantenga la perspectiva. No se obsesione.
• Toma de decisiones: Establezca metas, clarifique sus valores, al investigar utilice tanto las fuentes primarias como las secundarias, evite la parálisis por análisis, ¡decida algo!
• Toma de notas y recados: Use la escritura rápida (abreviaturas)
• Viajes: Decida si el viaje es necesario, haga una lista de lo que ha de poner en el equipaje, tenga planes alternativos para el viaje, viaje ligero de equipaje, prepare el equipaje para que sea cómodo de manejar, lleve con usted los números importantes, entérese del tiempo que hace en el lugar que vaya a visitar, prevea las demoras inesperadas, nunca suponga nada, lleve una oficina portátil en el portafolios.
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