¿Qué es el tiempo?:
El tiempo es el material del que está hecho nuestra vida. Si Usted es capaz de
administrar mejor su tiempo en el trabajo, vivirá mejor, menos estresado y mas
feliz. También hará mas felices a los suyos. La verdadera riqueza del hombre
esta en tener la posibilidad de administrar de la mejor manera su tiempo.
Es cuestión de tiempo...
CONCEJOS PARA ADMINISTRAR
MEJOR EL TIEMPO
• Las actividades
irrelevantes o improductivas: Deléguelas, negócielas con otro,
sistematícelas, ignórelas, pague a alguien por hacerlas, agrúpelas y hágalas de
inmediato.
• Trancones de tráfico, retrasos y colas: Escuche música o lleve material de lectura, tome
notas o dictados, piense. NO SE IRRITE, SAQUE PROVECHO
• Citas: Llame con
anticipación para confirmar la hora convenida; si cancelan la cita,
tenga previsto un plan alternativo para ocupar ese tiempo.
• Comunicación: Respete
los hábitos de los demás, motive a los demás, ordene prioridades,
respete los estilos de comunicación, estimule las opiniones ajenas, mantenga la
mente abierta a los diferentes puntos de vista, interésese verdaderamente por
los demás.
• Cumpla las metas: Ponga
sus metas por escrito, créese motivación, desee hacer las cosas que
tiene que hacer, relacione los beneficios de que disfrutará por haber alcanzado
una meta, relacione las consecuencias que se derivarán de no alcanzarla, hágase
el propósito de terminar las cosas. ¡empiece -no importa qué - pero empiece!
• Delegar: Aclare las
expectativas, divida los proyectos en segmentos y ponga una fecha límite
a cada uno de ellos, señale el grado de autoridad, deje márgenes de tiempo,
establezca puntos de control a lo largo de toda la duración del proyecto,
evalúe el factor de riesgo, demore la crítica, sea generoso con los elogios a
los subordinados, evite la delegación ascendente, pida al personal que le
traiga propuestas de solución y no problemas.
• Desplazamiento al trabajo y a casa: Organice el tiempo que dedica a desplazamientos,
comparta los viajes, ensaye conferencias y entrevistas, practique las
presentaciones, dicte, escuche musica, seleccione las mejores rutas, use
carreteras secundarias para los desvíos, trabaje a tiempo flexible, viva cerca
del trabajo o cerca de las principales rutas de transporte público, manténgase
relajado.
• Interrupciones: Trate
por teléfono las citas cuando sea posible, disponga reuniones periódicas
con su equipo para tratar asuntos de la empresa, pida al personal que agrupen
las consultas que tengan que hacerle, exprésese con honradez, sea decidido,
resérvese una hora de tranquilidad, reúnase con los demás en sus mesas (será
Ud. quién decida cuándo acabar la conversación), reduzca el contacto personal
mientras trabaja, desarrolle con sus compañeros de trabajo señales secretas
para que le rescaten si le están interrumpiendo, quédese de pie cuando alguien
le interrumpa.
• Interrupciones telefónicas: No formule preguntas abiertas, diga que está ocupado a quien le
llama, sugiera una hora mejor para que le llamen, haga que los demás sepan
cuándo se le puede localizar mejor, use un buen sistema de devolución de
llamadas, delegue las llamadas triviales, ponga un límite de tiempo a sus
llamadas telefónicas.
• Lectura: Lectura rápida,
examen previo, guíese según lee, reduzca la subvocalización, centre la
lectura, aplique lo que ha aprendido, sepa dónde está la información
importante, lea selectivamente, dé prioridades a la lectura, limite las
subscripciones, establezca citas consigo mismo para leer, intercambie lecturas,
saque jugo al tiempo de lectura, lea a mordiscos, bórrese de las listas de
correo.
• Listas de cosas que hacer: Escriba
la lista de cosas que hacer a diario, programe con realismo, sea
consciente de las limitaciones de tiempo, deje márgenes de tiempo, delegue
cuando sea posible, revise la lista a lo largo del día, haga una tarea
importante al día como mínimo, céntrese en sus objetivos de alto rendimiento
(*), esté preparado para revisar los planes si surgen cosas inesperadas, agrupe
las actividades que guarden relación entre sí, escriba siempre los planes con
lapicero.
(*) Regla del 80/20: el
80% del trabajo rinde el 20% de resultados y el 20% de las actividades, el 80%
de rendimiento.
• Malos hábitos de administración del tiempo: Anote el hábito que desea eliminar, escriba la meta en
forma de logro ya cumplido, haga medibles los resultados, relacione los
problemas que se crea con el hábito, relacione los beneficios que se derivan de
eliminar el hábito, empiece a eliminar el hábito en la primera oportunidad
posible, exagere los rasgos positivos que desee desarrollar, use afirmaciones,
ensaye visualmente su nuevo comportamiento, recompénsese a sí mismo.
• Papeleo: Ponga en marcha
un sistema de depósito para todo lo que entre en su despacho, cuando tenga
dudas: tírelo, planee una sesión de trivialidades, demórelo, deléguelo,
hágalo; telefonee siempre que sea posible, decida qué es lo que va a archivar:
no guarde todo; despache los papeles cuanto antes, conteste con brevedad la
correspondencia, reduzca el volumen de los archivos, marque limites al tiempo
durante el que se guardará la información, use archivos para materias, prepare
un archivo recordatorio, regálelo, úselo, tírelo, alguien lo comprará.
• Perfeccionismo: Lo que
está por debajo de la media para un perfeccionista suele ser perfectamente
aceptable para los demás, deje que sea el objeto de la tarea lo que
determine el tiempo que va a emplear en hacerla, establezca el punto en que
aparecen rendimientos decrecientes, adquiera una visión general de las cosas,
aprenda de los errores.
• Reuniones: Busque
alternativas a la celebración de reuniones, envíe en su lugar comunicados o
mensajes e-mail, envíe a alguien que le represente en lugar de acudir a todas
las reuniones, celebre conferencias simultáneas, tenga siempre un orden
del día, establezca limites de tiempo para las reuniones, empiece puntualmente,
termine a la hora establecida, celebre reuniones «de pie» (duran menos por
causas evidentes), cambie el estilo de las presentaciones, use medios visuales,
haga que los asistentes participen, intervenga si la conversación se sale de
las cuestiones.
• Tensión física: Haga
ejercicio, aliméntese correctamente. Estírese, haga yoga o algo similar.
• Tensión psicológica: Alimentación
correcta; concentración, respiración y meditación; mantenga la
perspectiva. No se obsesione.
• Toma de decisiones: Establezca
metas, clarifique sus valores, al investigar utilice tanto las fuentes
primarias como las secundarias, evite la parálisis por análisis, ¡decida algo!
• Toma de notas y recados:
Use la escritura rápida (abreviaturas)
• Viajes: Decida si el
viaje es necesario, haga una lista de lo que ha de poner en el equipaje,
tenga planes alternativos para el viaje, viaje ligero de equipaje, prepare el
equipaje para que sea cómodo de manejar, lleve con usted los números
importantes, entérese del tiempo que hace en el lugar que vaya a visitar,
prevea las demoras inesperadas, nunca suponga nada, lleve una oficina portátil
en el portafolios.
