Dominar
el arte mundano de escribir E-MAILS no parece algo muy importante en nuestras
carreras; son el medio de comunicación por excelencia en las compañías. El
problema es que los memos suelen ser escritos tomando en cuenta los intereses
del remitente, cuando en realidad deberían ser escritos tomando en cuenta las
siguientes preguntas sobre el destinatario:
1. ¿Quién será el lector?: la
respuesta a esta pregunta permite enmarcar el memo. Los lectores no
técnicos o poco familiarizados con el proyecto necesitarán un glosario o una
sección explicativa.
2. ¿Qué quiero que recuerden los
destinatarios?: la mayoría de las personas no se toman el tiempo para
perfilar bien el mensaje que quieren comunicar; simplemente se sientan y
escriben. En este sentido, es
importante preguntarse por lo que realmente queremos que recuerden los
destinatarios del memo y escribir con esto en mente.
3. ¿Qué formato debo utilizar?:
los correos electrónicos han reemplazado el papel en todas las áreas. Pero la
gente suele imprimir los correos electrónicos importantes. Así pues, un memo
electrónico debe ser fácil de leer una vez impreso: parágrafos cortos y
márgenes iguales. En todo caso, enviar un memo escrito directamente en papel le
dará más importancia al mismo.
4. ¿Es posible decirlo más
sencillamente?: los
memos no deben exceder la media página. Además, es preferible no utilizar términos demasiado
técnicos y ser directo. Finalmente, está bien utilizar párrafos de una sola oración. Eso
mantendrá claro el punto principal.
5. ¿Cómo suena esto?: déle el memo a otra persona para
que lo lea antes de enviarlo. Válgase de personas en su equipo que escriban
bien.
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