Dominar el arte mundano de escribir memos no parece algo muy importante en nuestras carreras; sin embargo, aun en la era de las videoconferencias, los memos continúan siendo el medio de comunicación por excelencia en las compañías. El problema es que los memos suelen ser escritos tomando en cuenta los intereses del remitente, cuando en realidad deberían ser escritos tomando en cuenta las siguientes preguntas sobre el destinatario:
1. ¿Quién será el lector?: la respuesta a esta pregunta permite enmarcar el memo. Los lectores no técnicos o poco familiarizados con el proyecto necesitarán un glosario o una sección explicativa.
2. ¿Qué quiero que recuerden los destinatarios?: la mayoría de las personas no se toman el tiempo para perfilar bien el mensaje que quieren comunicar; simplemente se sientan y escriben. En este sentido, es importante preguntarse por lo que realmente queremos que recuerden los destinatarios del memo y escribir con esto en mente.
3. ¿Qué formato debo utilizar: los correos electrónicos han reemplazado el papel en todas las áreas. Pero la gente suele imprimir los correos electrónicos importantes. Así pues, un memo electrónico debe ser fácil de leer una vez impreso: parágrafos cortos y márgenes iguales. En todo caso, enviar un memo escrito directamente en papel le dará más importancia al mismo.
4. ¿Es posible decirlo más sencillamente?: los memos no deben exceder la media página. Además, es preferible no utilizar términos demasiado técnicos y ser directo. Finalmente, está bien utilizar párrafos de una sola oración. Eso mantendrá claro el punto principal.
5. ¿Cómo suena esto?: déle el memo a otra persona para que lo lea antes de enviarlo. Válgase de personas en su equipo que escriban bien.
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