SUGERENCIAS PARA ESCRIBIR MEJORES EMAILS

1. Un llamado a la acción:. El elemento más importante que distingue un memo, un informe o una presentación es el llamado a la acción. Una novela es algo que debe disfrutarse. La redacción de negocios tiene como objetivo hacer que la audiencia haga algo.

Preguntas que debe hacerse: ¿Mi e-mail pide al lector que haga algo? De no ser así, ¿para qué lo estoy mandando?

2. Diga las cosas inmediatamente. Cualquiera que sea el propósito de su misiva dígalo en la primera línea. Diga de inmediato lo que quiere decir.

Preguntas que debe hacerse: ¿Puede el lector discernir de la línea del asunto y de la primera oración de qué se trata mi correo sin tener que leer más allá? De no ser así, ¿para qué insistir en que adivine?

3. No dé nada por sentado. Permita al lector saber cuáles son los pensamientos que han sucedido. Y cuando haga su seguimiento, no suponga que todos recordarán todo lo que usted ha dicho. Si teme que un término o referencia podría generar un momento de confusión sólo debe explicarlo.

Preguntas que debe hacerse: ¿Estoy contando con lo que sabe el destinatario o con lo que yo creo que deben saber? ¿Estoy escondiendo sin querer algo del lector? De ser así, ¿para qué lo quiero sorprender más adelante?

4. Piense las cosas. ¿Cuántas veces ha recibido un e-mail que pregunta “¿qué opina usted?”, seguido por una cadena de mensajes reenviados? Lo que el autor de ese e-mail está diciendo es: “No quiero tomarme la molestia de explicar mi razonamiento ni de señalar en qué debería centrarse el lector”. Cuando usted redacte un e-mail, asegúrese de explicar lo que usted está pensando y en qué quiere que se centre el lector.

Preguntas que debe hacerse: ¿Mi e-mail describe mis opiniones y opciones de modo que el lector pueda responder a ellas? De no ser así, ¿por qué estoy tratando de obligarlos a adivinar lo que pienso?

COMENTARIOS

• Bajo ninguna circunstancia deben escribirse comunicados digitales en mayúsculas, lo cual es equivalente a gritar en un comunicado de voz.
• Poner mucho cuidado a los errores de ortografía y a la redacción.
• Debemos ser concisos y asertivos en la comunicación y al mismo tiempo expresar brevemente el objetivo sin ser mordaz, enfático o insistente.
• Que no veas directamente al destinatario, no significa que debieras tratarlo como un extraño, por ejemplo si alguien necesita contactarse conmigo, y el remitente no sabe quien soy o que hago… no respondo, tampoco, si no pone su nombre o firma.
• Es muy importante presentarse y saludar.
• Es mejor visto un email personalizado, que aquel que se reenvía con todos los destinatarios.
• Releer siempre los mensajes antes de enviar, para revisar ortografía y redacción para evitar malos entendidos
• Redactar un email de negocios debería ser visto como el arte que requiere de desarrollar principalmente nuestras habilidades administrativas y de comunicación; estamos obligados a conocer nuestro vocabulario para poder incrementarlo, al tiempo que desarrollamos la capacidad de articular de mejor manera las palabras que definan con exactitud nuestras ideas.
• Creo sumamente importante no olvidar la parte visual del correo, el abuso de mayúsculas o negritas (que es muy frecuente) pueden lograr una reacción definitivamente contraproducente, consiguiendo destacar lo que menos importa y obviar o perder de vista lo realmente importante.
• Si tiene dudas si el mensaje que redactó es claro, consúltelo con otra persona y pregúntele si para él es claro el mensaje.
• Tenga mucho cuidado con lo que dice al contestar los mensajes utilizando la opción “reenviar a todos”, ahí tiene que ser aún mas cuidadoso y asegurarse que el mensaje es claro y que la respuesta verdaderamente les interesa a todos los destinatarios.
• Si va a contestar una ofensa mediante un e-mail piénselo 2 veces porque lo que quedó escrito no se borra. Espere a que le pase la rabia antes de escribir. Sea educado, escoja bien los términos de la respuesta y si no lo puede hacer elegantemente, mejor ignore la respuesta y busque otros medios para dirigirse a su interlocutor.

Cuando no contestan sus emails, ¿qué debería hacer usted?

• "¿Es un asunto de respeto?"
• Esa es la realidad de nuestra vida laboral en estos días. Todos recibimos más emails de los que podemos contestar inmediatamente. Entonces priorizamos. Primero lidiamos con las crisis y después, si el tiempo lo permite nos ponemos al día con los mails menos urgentes.
• Si necesito tiempo, solo escribo " me comunicaré en su momento". Creo que no es una buena práctica de relacionamiento.
• Lo más importante es diferenciar lo URGENTE de lo importante...y siempre pensar quien es la persona a la que me dirijo, porque mis urgentes, no son de otra persona. Si es realmente importante, la persistencia si es la opción.
• Si alguien tiene especial interés en retenerte, se preocupará de hacértelo saber.