El empresario Jeff Zwelling les dice a los inversionistas
que sólo trabaja ocho
horas al día.
La mayoría de los gerentes conoce bien la idea de que sin importar lo ocupados que
estén, pueden hacer más. Siempre hay un nuevo proyecto que emprender,
otra reunión a la que asistir u otro correo electrónico que responder.
Ahora, ha
surgido una nueva teoría sobre cómo los gestores pueden hacer más tareas y
hacerlas mejor. Plantea, en el fondo, que para lograr más hay que hacer menos.
"Todo
el mundo dice que sus días son demasiado cortos", indica un
profesor en la Escuela de Negocios Kellogg de la Universidad de Northwestern. La clave para generar mayor
productividad, es decir que no: desactivar las alertas del correo
electrónico, declinar invitaciones para reuniones y llegar a casa a tiempo para la cena.
Decenas de estudios apuntan a lo mismo: la clave para ser un gerente y
empresario más productivo puede ser hacer menos y sin interrupciones.
Por ejemplo, un estudio realizado en 2008 por investigadores en la Universidad
de California y la Universidad de Humboldt, en Berlín, encontró que las interrupciones constantes hacen
que el trabajo sufra y que " la gente cambie no solo sus ritmos de
trabajo, sino también sus estrategias y estados mentales".
"El estrés aumentaba significativamente al ser
interrumpido". La causa del estrés, dice, proviene de "tener que
seguir cambiando la atención".
Aunque los ejecutivos pueden comprender intelectualmente
que los días ocupados en la oficina no equivalen a una mayor productividad, ser un poco perezoso es más
difícil de lo que parece. Las reorganizaciones que permiten que los ejecutivos se enfoquen
menos en las tareas cotidianas son cruciales pero pueden demorar meses o años,
afirma un asesor corporativo y profesor adjunto en la Universidad de Case
Western Reserve. Otras
medidas útiles, dice, podrían incluir tomar vacaciones sin interrupciones y
exigir descripciones laborales detalladas que liberen a los altos gerentes de
tareas que pueden delegarse fácilmente.
Incluso
cuando las empresas dicen que quieren un cambio, la mayoría no lo ponen en
práctica, a menudo le pide a los ejecutivos que dejen de enviar e-mails
los fines de semana para
enviar un claro mensaje de que están descansando. Pero muchos ejecutivos
no saben cómo bajar la intensidad y cumplir plazos más razonables "Estar ocupado y actuar como si
estuviera ocupado puede ser adictivo".
A pesar del escepticismo generalizado, hay gerentes que siguen el
principio de "hacer más haciendo menos" y descubren que funciona bien.
El vicepresidente de UnitedHealth Group Inc., no agenda reuniones en la mañana para evaluar las metas
estratégicas. A la hora de considerar candidatos a un empleo, le asigna una mayor importancia
a la pasión por el trabajo que a poseer las aptitudes exactas requeridas.
No tiene inconvenientes en delegar los proyectos más difíciles a sus
entusiastas subordinados, indica, ya que sabe que están más dispuestos a tomar riesgos. "Mucha gente
confunde los resultados con el esfuerzo".
El éxito, proviene de "no abrumarme con las tareas
cotidianas".
Se
prefiere contratar a empleados que tengan pasatiempos fuera del trabajo. Los
hace más eficaces en la oficina, afirma, ya que quieren tener tiempo extra para
sus intereses personales. El ejecutivo lidera con el ejemplo, explicando a todos los
empleados recién contratados que trabajan arduamente mientras se encuentra en
la oficina, lo que significa no perder el tiempo en las redes sociales o
navegando por Internet.
En
lugar de programar videoconferencias y llamadas para mantener un contacto
diario, los investigadores trabajan en proyectos a largo plazo y se reúnen en
persona dos semanas al año. El hecho de no tener un constate contacto, dice
Flynn, permite a todos trabajar con mayor eficacia. "Lo importante es
tener tiempo de trabajo de más alta calidad, ya que uno dedica tiempo a su
bienestar".
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