PASOS A SEGUIR ANTES DE DESARROLLAR UN PROYECTO

Antes de iniciar cualquier proyecto en una Empresa es necesario realizar un análisis de pre factibilidad el cual consta de los siguientes pasos:

1.    Carta del proyecto.

2.    Definición de Objetivos.

3.    Definición de los Indicadores de seguimiento.

4.    Planeación de la pre factibilidad.

5.    Presupuesto para la pre factibilidad.

6.    Un análisis de la Interdependencia con otros Proyectos y/o Alternativas.

1.- Carta del proyecto: En la carta del proyecto se debe mencionar la situación actual y futura, y la forma de crecimiento del negocio, basado en los requerimientos funcionales y tecnológicos acordes con el presupuesto.

En esta carta se describen todas las “acciones” que es necesario realizar para sacar adelante el proyecto y se describen las “restricciones” que se tienen en términos de alcance, costos, tiempo y calidad. Además se especifican todos los “supuestos” bajo los cuales se va a desarrollar el proyecto.

2.- Definición de objetivos: Los objetivos deben ser concretos y claros a corto, mediano y largo plazo.

3.- Los Indicadores deben incluir los criterios de éxito (Son los rangos dentro de los cuales el proyecto es viable) y definir cuales serán los beneficios al terminar el proyecto.

Se elabora un cuadro donde se describe el nombre del indicador, las fórmulas, los valores actual y el valor objetivo. Esta será la guía en caso de que se apruebe y se lleve a cabo el proyecto. (Ejemplo de indicadores: VPN (Valor Presente Neto, ROI (Retorno sobre la inversión), Pay Back (numero de meses para recuperar la inversión).

4.- Planeación de la pre factibilidad:

Se debe definir un equipo de trabajo que elabore la pre factibilidad. El Gerente contará con un responsable técnico, con un grupo de apoyo de Arquitectura y con una persona que elabore el modelo objetivo organizacional, así como un analista de “Organización y Procesos”, acompañados de un “asesor Jurídico”.

En la Planeación de la pre factibilidad debe estar la fecha de inicio y la fecha de terminación y la duración estimada.

Debe recopilar todos los documentos y la definición de los escenario posibles para la selección de la mejor opción y adjuntar el caso de negocio de todas las alternativas debidamente aprobado por los abogados y expertos en contratación. Esta información luego deberá ser validada por un comité que se defina para tal fin.

Estas personas deberán adelantar los siguientes trabajos:

• ·         Hacer una revisión de entorno macroeconómico y del sector.
• ·         Conocer el Mercado total (con proveedor externo o desarrollo propio) y el mercado objetivo para cada fase del proyecto.
• ·         Conocer las empresas y proveedoras en el manejo de variables macroeconómicas, y las sinergias que se pueden lograr.
• ·         Consultar las firmas especializadas existentes que han tenido experiencia en los últimos años.
• ·         Hacer la definición de la estrategia a ser desarrollada para competir en cada negocio.
• ·         Elaborar la definición y los planes de negocio para entrar a diferentes mercados, teniendo claridad sobre los segmentos de clientes a los cuales va dirigida la oferta.
• ·         Hacer estudios de mercado específicos y profundizar en el conocimiento de los clientes (Necesidades, características etc).
• ·         Hacer una revisión de la tecnología y/o de los proyectos existentes en el mercado.
• ·         Hacer una Revisión de la regulación actual sobre el sector.
• ·         Hacer una descripción de alternativas que se tienen para el proyecto con un cuadro comparativo de las ventajas y desventajas de cada una y posteriormente se realiza una tabla con la “valoración comparativa de alternativas y de propuestas”.
• ·         Elaborar los Casos de Negocio y el Análisis Costo/Beneficio de las alternativas.
• ·         Conocimiento especifico de las capacidades que se tienen y de la infraestructura (Elaborar un cuadro DOFA) por cada alternativa.
• ·         Definir los parámetros de valoración de cada alternativa
• ·         Definir las fechas de la duración estimada del proyecto, la fecha de inicio prevista, la fecha de terminación prevista y la duración estimada para cada alternativa.
• ·         Se deben tener claras las políticas y reglas del negocio de tal manera que si la alternativa principal no resulta exitosa se tengas otras alternativas acordes con el modelo objetivo.
• ·         En esta etapa del proyecto es clave la calidad de los datos del proyecto así como definir los controles de seguimiento que requiere implementar.
• ·         Se deben tener en cuenta los procesos definidos en el proyecto.
• ·         Conocer muy bien la experiencia propia y la de los contratistas y proveedores externos.
• ·         Conocer los tiempos de desarrollo e implantación.
• -   Tiempo para la definición del proyecto
• -   Tiempo para hacer las factibilidades y diseños
• -    Tiempo de ejecución del proyecto
• -   Fecha de cierre del proyecto
• ·         Se debe definir la “curva de aprendizaje” del funcionamiento de los negocios en la medida en que avance el proyecto.
• ·         Definición del recurso humano con el conocimiento para realizar el modelo de participación.
• ·         Asegurar la confidencialidad de la información del proyecto.

5.- Presupuesto de prefactibilidad:

Para elaborar la prefactibilidad es necesario elaborar un presupuesto con todos los gastos e inversiones que se requiere efectuar antes de definir si se realiza o no el proyecto, o antes de seleccionar la mejor alternativa.

6.- Análisis de Interdependencia con otros Proyectos/Actividades/Alternativas

Cada Proyecto se define en términos de “dependencia” e “impacto”. Se puede subdividir en pequeños proyectos y se analiza la dependencia, la forma de implantación de acuerdo como se estima que serán las ventas.

La idea es ir ajustando el proyecto según el mercado, los clientes, los productos y servicios que se tengan.

El cumplimiento del cronograma del proyecto dependerá directamente del comportamiento de las ventas.

Se debe tener claro siempre cual es el objetivo y la estrategia que se va a adoptar para poder ajustar los tiempos al plan del proyecto.

7.- Entregables del Proyecto

Al terminar la fase de planeación se tendrán los siguientes documentos:

·         Documento con la información definida del proyecto con planos, ubicación mapas. etc

·         Documento con el procedimiento para el manejo del proyecto.

·         Documento con las especificaciones para la construcción del modelo de mercado total y mercado objetivo.

·         Manejo de información oficializado

·         Modelo de mercado.

·         Cuadro de análisis costo/beneficio de todas las alternativas.

Una vez el Gerente del proyecto tenga toda la información del estudio de pre factibilidad validado por los expertos y el grupo de trabajo asesor, se reúne a los inversionistas para que revisen, aprueben, modifiquen, o lo rechacen.

NOTA: EL MENSAJE DE ESTA METODOLOGIA PARA LA EJECUCION DE PROYECTOS ES CLARO:

1.- REUNA TODA LA INFORMACION POSIBLE Y HAGA UNA PLANEACION EXCELENTE CONTEMPLANDO TODAS LAS VARIABLES Y ALTERNATIVAS ANTES DE INICIAR CUALQUIER PROYECTO.

2.- REUNA UN EQUIPO DE TRABAJO CALIFICADO E INTERDISCIPLINARIO QUE LO ASESORE EN TODOS LOS CAMPOS.

3.- ESTUDIE EL MERCADO Y CONOZCA MUY BIEN QUE QUIEREN LOS CLIENTES.

4.- EVALUE TODAS LAS ALTERNATIVAS.

5.- DOCUMENTE MUY BIEN TODO EL PROYECTO ANTES DE INICIARLO.