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28 de septiembre de 2011

COMO ESCRIBIR BIEN UN CORREO ELECTRONICO




RECUERDE

Diseñe correctamente el mensaje que desea escribir: Es decir distribuya el espacio de la página, jerarquice la información, emplee frases cortas, omita palabras innecesarias, resalte lo importante, busque claridad y haga todo por facilitarle a su interlocutor su lectura.

La tipografía debe ser homogénea, con un solo tipo de letra, tamaño y color y el uso correcto de Mayúsculas/minúsculas (Mayúsculas equivale a gritar). Excepcionalmente podemos variar estos parámetros en ciertos párrafos con objetivos concretos tales como usar colores más claros o letra más pequeña para restar importancia (ej. texto legal al final del correo) y letra más grande para encabezados, títulos, etc  y cambio de tipo de letra para citar extractos de otra fuente o persona.

No debes escribir el cuerpo del correo en el campo del asunto. Puede ser un poco intrusivo para quien lo recibe, pocas personas leen el asunto después de haber abierto el correo. Tus palabras pueden estar en el lugar equivocado.

No debes poner a otros a que escriban por ti: el correo es algo personal e intransferible. El correo lo contesto primero yo, segundo yo, y después yo.

No escriba cosas larguísimas (Menos es más). Utiliza tu capacidad de síntesis y de claridad al escribir un correo para que las personas capten tu mensaje y haya una comunicación más fluida. Evita explicaciones muy extensas.

No olvide resaltar lo importante y trate de decirlo en las 2 primeras líneas del mensaje para asegurarse que su interlocutor entienda que es lo que desea expresar.

No utilice el correo electrónico como un chat. Puede ser muy desgastante, tanto para ti, como para tus destinatarios. Intenta decantar la información y agrupar las cosas que tienes para decirle a tu jefe o a un subalterno, de forma que cuando les llegue un correo tuyo lo lean con atención. Del afán no queda sino el cansancio.

Nunca olvides escribir la despedida al final del mensaje.

Otro consejo práctico para cuando es inevitable que el correo sea largo, es que enumeres y pongas en negrilla la idea central de cada punto o párrafo, y así tu destinatario puede leer en resumen lo que quieres decirle si no tiene suficiente tiempo para leerlo todo de primerazo.

Debes poner saludos o despedidas acordes con la persona a que le escribes. Si te diriges a personas cercanas debe ser algo informal acorde con tu personalidad, pero si son personas lejanas requiere un saludo protocolario. Despídete de cada uno de tus destinatarios como cada uno merece según el nivel de confianza que se tienen. Al César lo que es del César.

Recuerden siempre saludar con la palabra favorita de cada ser humano… su propio nombre.

Tenga mucho cuidado con el uso de la herramienta "Responder a todos". Es una de las más delicadas. Si eres jefe de alguien y quieres llamarle la atención a uno de tus subalternos lo mejor es que le escribas individualmente o que saques tres minutos para llamarlo y establecer una conversación por teléfono en la que esa persona tenga oportunidad de réplica. Escribir un regaño con copia a toda la empresa te deja muy mal parada como jefe. La ropa sucia se lava en casa.

Utilice frases cortas y resuma. Por ejemplo para decir: "Tal como estoy haciendo al escribir esta misma frase que ustedes estan leyendo en esta mismo momento en muchas ocasiones se abusa demasiado de introducir en los correos demasiadas palabras que podrían ser eliminadas sin alterar significativamente el mensaje que queremos transmitir al lector destinatario de nuestro mensaje" Podríamos haber escrito: "Elimine palabras superfluas y construcciones complejas".

Utilice mesuradamente los signos de emoticones para demostrarle a alguien que estás contento, sorprendido, molesto o que tienes dudas. No hacen falta más que dos signos de exclamación o de interrogación, uno al principio y otro al final.
Utilice Tabuladores, Sangrados, haga listas para destacar los elementos sobre los que desea llamar la atención.

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